Personal Assistant / Secretaresse

Ben jij een organisatietalent dat graag ontzorgt, overzicht bewaart en stevig in je schoenen
staat? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Over de opdrachtgever

 Onze klant is een organisatie die zich richt op kleinschalige woonzorgconcepten voor ouderen. Het uitgangspunt is dat ouderen zo lang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen, terwijl hulp, zorg, welzijn en sociale contacten dichtbij zijn.

Eisen

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant / Secretaresse ondersteun je de directeur in de breedste zin van het woord. Je bent een echte ontzorger en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw organisatorische talent behoud je het overzicht, stel je de juiste prioriteiten en zorg je ervoor dat afspraken, processen en administratieve werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda van de directeur en plannen van afspraken en vergaderingen;

• Organiseren en coördineren van overleggen;

• Ondersteunen van de directeur bij de dagelijkse werkzaamheden;

• Opstellen, uitwerken en redigeren van documenten, brieven en correspondentie;

• Bewaken en deels afhandelen van het in- en uitgaande e-mailverkeer van de directeur;

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;

• Ontvangen van gasten op kantoor en ondersteunen bij bijeenkomsten buiten kantoor;

• Opstellen en verwerken van huurcontracten;

• Beheren van aanmeldingen en het toewijzen van woningen;

• Onderhouden van contact met bewoners, familieleden, leveranciers en andere zakelijke relaties;

• Verlenen van administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning;

• Signaleren, plannen en bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten;

• Zorgdragen voor een correcte en nauwkeurige administratie en documentbeheer;

• Werken volgens de geldende wet- en regelgeving en deze waar nodig toepassen.

Wie ben jij?

Je bent representatief, klantvriendelijk en communicatief sterk. Je houdt ervan om zaken goed te regelen, neemt initiatief en kunt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend functioneren. Je werkt nauwkeurig, houdt gemakkelijk overzicht en weet prioriteiten te stellen. Ook in een dynamische omgeving blijf je rustig, professioneel en oplossingsgericht.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding, of aantoonbaar MBO+/HBO werk- en denkniveau;

• Affiniteit met de zorgsector en/of vastgoed; dit is een grote pré;

• Een afgeronde opleiding in de zorg of verpleegkundige richting is een mooie aanvulling;

• Kennis van relevante wet- en regelgeving of de bereidheid je hierin verder te ontwikkelen;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Goede taal- en spellingvaardigheden;

• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden;

• Empathisch vermogen en een professionele, representatieve uitstraling;

• Een proactieve, zelfstandige en stressbestendige werkhouding;

• Goede ICT-vaardigheden en ervaring met Microsoft Office;

• Een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken;

• Het vermogen om je eigen werkzaamheden en planning effectief te organiseren.

Je bent een echte aanpakker die stevig in zijn of haar schoenen staat, overzicht bewaart en de directeur op een professionele en betrouwbare manier volledig weet te ontzorgen.

Wat wij bieden

Arbeidsvoorwaarden

• Een dienstverband van minimaal 32 uur per week.

• Standplaats: Gouderak (voornamelijk werken op kantoor).

• Thuiswerken is in overleg mogelijk.

• De werkgever valt onder Sector 45 – Vrije Beroepen (er is geen cao van toepassing).

• Op dit moment is er nog geen pensioenregeling. Tot de invoering hiervan is de werkgever bereid een bruto pensioencompensatie te verstrekken, zodat je – indien gewenst – zelf pensioen kunt opbouwen.

• Marktconforme arbeidsvoorwaarden, passend bij jouw kennis en ervaring.

Ben jij de organisatorische, proactieve en representatieve Personal Assistant die graag ontzorgt, overzicht houdt en stevig in zijn of haar schoenen staat? Dan maken wij graag kennis met je!